مقاله رایگان مدیریت اطلاعات

قضیـة تشریـح

حساب روزهای تحصیل شما را دارند

شاید متوجه نباشید ، ولی استادان ، مدیران و سایر مقام ها در دانشکده یا دانشگاه شما را زیر نظر دارند. آنها می خواهند بدانند ، روزها و هفته ها و نیم سال تحصیلی را چگونه می گذرانید. اطلاعات زیر از جمله چیزهایی است که همواره مورد توجه آنها می باشد : 

1. واحدهای درسی را که گرفته اید ، عملکرد شما در این واحدهای درسی و الگوی گزینش درسها (بدیهی است که برخی از این واحدها الزامی است و برخی اختیاری) 

2. مطالبی را که شما در کتابخانه به دنبال آنها می گردید ، کتاب هایی را که از کتابخانه می گیرید و یا حتی کتاب هایی را که از قفسه کتابخانه بر می دارید و در همانجا مطالعه می نمایید.

3. مدت زمان و دفعاتی که شما در دانشگاه از کامپیوتر استفاده می کنید.

4. چیزهایی را که از کتاب فروشی دانشگاه می خرید و میزان خرید شما.

5. دفعاتی را که در دانشگاه و تالار پذیرایی آنجا غـذا می خورید.

6. مقدار برق یا سوخت مصرفی شما در اتاق یا خوابگاه دانشگاه و میزان تعمیراتی که باید دانشگاه در اتاق یا خوابگاه شما انجام دهد.

7. نوع ورزشی را که انجام می دهید و از وسایل ورزشی استفاده می کنید.

8. نوع خودروی شما ، محلی که آن را متوقف می نمایید و جریمه ها و تخلف های رانندگی و تکرار این تخلفها.

9. تاریخچه بهداشتی و درمانی شما و داروهایی را که مصرف می کنید.

10. وضع مالی خانواده و کمک های مالی که از دانشکده یا دانشگاه می گیرید.

11. تعداد ساعتی را که در محیط دانشکده یا دانشگاه کار می کنید.

12. محل تحصیل شما در دبیرستان و نام سایر دانشکده ها و دانشکده هایی که به شما پذیرش داده اند. 

13. زمان فارغ التحصیلی و اینکه آیا شما به تمام تعهدات مالی و تحصیلی خود پایبند بوده اید یا خیر.

آیا  هرگز چنین فکر کرده اید یا حتی از این بابت نگران بوده اید که در محیط دانشگاه عده بسیار انگشت شماری شما را می شناسند ، شاید آگاهی از این مطالب موجب شگفتی شما شود. کسانی که در عملیات دانشکده ها و دانشگاه ها مشارکت می کنند عطش زیادی برای اطلاعات درباره دانشجویان کنونی ، 
فارغ التحصیلان و دانشجویان آینده دارند. 

همه وظایف مدیریت ( برنامه ریزی ، سازماندهی ، هدایت کردن امور و کنترل ) به اطلاعاتی بستگی دارد که در درون و بیرون سازمان در جریان است. مدیران تنها در سایة اطلاعات دقیق و بهنگام می توانند ، از میزان پیشرفت امور در جهت تامین هدف ها و جامه عمل پوشانیدن به برنامه ها آگاه شوند. اگر مدیر نتواند « در مسیر » باقی بماند و ادامه فعالیت دهد ، ناگزیر باشد پیوسته در انتظار مسائل و مشکلات بالقوه باشد یا مهارتهایی را بیاموزد که تنها هنگام ضرورت اصلاحاتی را انجام دهد و سرانجام اینکه در فرایند پیشرفت امور پیوسته تعدیلاتی صورت گیرد ،کار وی بیهوده و پر هزینه خواهد شد.

سیستم های اطلاعاتی مدیران را قادر می سازد که شیوه انجام دادن کارها را کنترل کنند. اگر کسی وارد یک نمایشگاه خودروی تویوتا شود ، می بیند که یک برگ کامپیوتری بر روی شیشه جلوی خودرو زده شده که در آن قیمت و اطلاعاتی از « سازمان حمایت محیط زیست » نوشته شده است. مسئول نمایشگاه با استفاده از یک سیستم کامپیوتری می تواند به مشتری بگوید که آیا خودروی مورد نظر وی (حتی رنگ رویائی خاص وی ) در نمایشگاه موجود است یا خیر. اگر نیاز به گرفتن وام دارد ، سیستم کامپیوتری بانک می تواند به فروشنده کمک نماید که وضع اعتباری خریدار را بررسی کند و قرارداد فروش بسته شود. از بزرگترین شرکت ها تا بنگاه های کوچک مرکز شهر ، کامپیوتر در کنترل عملیات تجاری نقش مهمی ایفا می کند. 

در دانشکده یا دانشگاه محل تحصیل ، اطلاعاتی درباره شما و آنچه ( از نظر دیگران) مورد علاقه شماست ، وجود دارد. اگر به قضیة تشریحی که در آغاز فصل ارائه کردیم ، مراجعه نمایید اطلاعات گنجانده شده در شماره یک فهرست مزبور (واحدهایی را که گرفته اید )مورد توجه استادان و مسئولان آموزشی است ، اطلاعات گنجانده شده در شماره 2 از این فهرست مورد توجه دست اندر کاران کتابخانه است و اگر فهرست را بررسی نماییم خواهیم دیدی که چه افرادی به چه نوع اطلاعاتی علاقه مند هستند : (3) استادان ، مسئولان امور مالی و کارکنان مرکز کامپیوتر ؛ (4) مسئولان فروشگاه کتاب دانشگاه ؛ (5) مسئولان امور دانشجویی در تالار پذیرایی دانشگاه ؛(6) دست اندرکاران امور مالی و مسئولان تعمیرات و نگهداری ساختمان ؛ (7) مسئولان واحد ورزش ؛ (8) مسئولان نگهبانی و حراست دانشگاه ؛ (9) کارکنان مرکز پزشکی و بهداشت دانشگاه ؛ (10) دست اندرکارانی که به دانشجویان کمک های مالی می کنند ؛ (11) مسئولان آموزشی و دست اندرکاران کمک های مالی ؛ (12) برنامه ریزان و کارکنان اداره آموزش ؛ (13) مسئولان مالی و آموزشی. 

در این مقطع شما متوجه شده اید که برخی از فعالیت ها مورد توجه چندین گروه است. در واقع ، ما آگاهانه مطالبی را بر شمرده ایم که به صورت همزمان مورد توجه چندین گروه است تا شما بدانید اطلاعات مربوط به شما مورد توجه چه گروه ها و افرادی می باشد. 

مدیران در همه سطوح سازمانی دریافته اند که سیستم اطلاعات کامپیوتری می تواند برای عملیات اثر بخش اطلاعات لازم را ارائه نماید. برای برنامه ریزی ، تصمیم گیری و کنترل ، سیستم اطلاعات مدیریت روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می کند. میزان موفق بودن سیستم کنترل به این امر بستگی دارد که مدیران به چه سرعتی بتوانند اطلاعات دقیقی که درباره آنچه طبق برنامه انجام می شود و آنچه از مسیر خود منحرف شده است به دست آورند. با توجه به اینکه سیستم اطلاعات در مدیریت سازمان چنین نقش مهمی را ایفا می کند ، بنابراین ، درک این سیستم ، شیوه طرح ریزی ، اجرا و مدیریت بر سیستم مزبور از اهمیت زیادی برخوردار است. در دهه 1990 دانشکده ها و دانشگاه ها ، از نظر اقتصادی و داوطلب تحصیل در دانشگاه تحت فشار زیادی قرار گرفتند و اگر کسی بر روی این موضوع تحقیق کند به اهمیت سیستم اطلاعات مدیریت (در محیط دانشگاه ) پی خواهد برد. 

اطلاعات و کنترل

برای پی بردن به نقشی که اطلاعات در صحنه کنترل ایفا می کند یک شرکت تولیدی را در نظر آورید که قطعات و لوازم یدکی اتومبیل تولید می کند و فروش سالانه آن در سال به بیش از ده میلیون دلار نمی رسد. این شرکت 350 کارگر و کارمند دارد ، در سال 20000 سفارش از مشتریان دریافت می کند. این سفارش ها باید مورد اقدام قرار گیرند ، صورت حساب ها تهیه ، قطعات بسته بندی و حمل شوند که در مجموع باید 400000 عمل صورت گیرد و همه آنها هم کنترل گردد. 

این تنها آغاز کار است. شرکت در سال 25هزار برگ چک می نویسد ، نیمی از آنها مربوط به پرداخت دستمزد و حقوق کارکنان است و برخی هم برای 5000 دستور خریدی است که در سال صادر می شود. هزینه های مربوط به 17000 کارت کارکنان ، 6000 سفارش کار و 20000 درخواست مواد باید محاسبه شود. هر سال این شرکت نسباً کوچک 10 میلیون دلاری ، باید در رابطه با فعالیت هایش چندین میلیون داده پردازش کند. در این مجموعه عملیات ، اقلام مربوط به موجودی کالا و کنترل گنجانده نشدند. همچنین تجزیه و تحلیل بازار و سایر اطلاعات که باید در مورد برنامه ریزی استراتژیک جمع آوری شوند ، به حساب نیامد. در حال حاضر اطلاعات به صورت یک عامل اصلی درآمده است که مدیران را یاری می دهد تا بتوانند در برابر محیط بسیار پیچیده و عوامل تشنج زا واکنش مناسب و به موقع نشان دهند. 

هیچ جای تعجب نیست که مدیران اطلاعات را به عنوان یک قلم دارایی ارزشمند به حساب می آورند ، یعنی آن قلم دارایی که باید به صورتی دقیق تحت نظارت و حمایت قرار گیرد. برای پی بردن به اهمیت این قلم دارایی ، ما باید به ماهیت اطلاعات و انواع مختلف آن توجه نماییم.

ماهیت اطلاعات 

معمولاً دو واژه «داده ها» و «اطلاعات» را به جای یکدیگر به کار می برند ، ولی این دو واژه تفاوت زیادی باهم دارند. داده ها اعداد و ارقام خام ، تجزیه و تحلیل نشده و واقعیت هایی درباره رویدادها هستند ، مثل دیسکتی که در هفته تولید می شود یا تعداد دیسکتی که در یکی از مراکز محلی موجود است. بر عکس ، اطلاعات زمانی به دست می آید که این داده ها تنظیم یا به شیوه ای معنی دار تجزیه و تحلیل شوند.  از این رو ، امکان دارد مدیر عملیات که مسئول تولید دیسکت است میزان تولید یک هفته را با هفته پیش یا با سهمیه أی که می بایست تولید می کرد مقایسه کند و بدین وسیله عملکرد را کنترل نماید. به همین شیوه مدیرانی که در فروشگاه نرم افزار کار می کنند  میزان موجودی خود را (از نظر دیسکت) با استاندارد صنعت مقایسه می کنند ن و این یکی از راه هایی است که عملکرد خود را مورد ارزیابی و قضاوت قرار می دهند. 

مدیر بخش تولید دیسکت و مسئول فروش که دیسکت را می فروشد (این دو) دارای عملیات و هدف های متفاوتی هستند و اطلاعاتی را که دریافت می کنند ، در رابطه با چهار عامل زیر ، مورد ارزیابی قرار می دهند. آن عامل ها عبارتند از : کیفیت اطلاعات ، بهنگام یا به موقع بودن آنها ، مقدار اطلاعات و ذی ربط بودن اطلاعات از نظر مدیریت کیفیت اطلاعات.

هر قدر اطلاعات دقیق تر باشد کیفیت آن بیشتر است و مدیر می تواند به هنگام تصمیم گیری بیشتر به آن تکیه کند ( با اطمینان بیشتر از آن استفاده نماید) . ولی ، به طور کلی ، هزینه کسب اطلاعاتی که دارای کیفیت بالایی باشند ، نسبتاً زیاد است. اگر وضع به گونه ای باشد که اطلاعات با کیفیت بالا نتواند در شیوه تصمیم گیری مدیریت نقش مهمی ایفا کند ، بهتر است از به مصرف رسانیدن هزینه اضافی خودداری کرد (به بیان دیگر ، ارزش چنان هزینه اضافی را نخواهد داشت ) هنگامی که رئیس آموزش به پیشنهادهای سایر دانشگاه ها ( برای دادن پذیرش جهت ادامه تحصیل شما) توجه کند یا از خبر مربوط به مراجعه شما به سایر دانشگاه ها آگاه گردد ، به اهمیت مقایسه هزینه و منفعت پی خواهد برد. 

بهنگام بودن اطلاعات : بهنگام بودن اطلاعات برای اینکه به شیوه ای اثر بخش انجام شود باید قبل از اینکه عملیات مورد نظر با برنامه از پیش تعیین شده یا استاندارد انحراف زیادی پیدا کند ، اقدامات اصلاحی انجام گیرد. از این رو ، اطلاعاتی که به وسیله یک سیستم اطلاعاتی ارائه می شود باید در زمان مناسب ، به فرد مناسب (در مورد کار مربوطه) داده شود. اگر شما نتوانید در دوره تحصیل تعداد واحدهای لازم را بگذرانید (مدت تحصیل شما از زمان پیش بینی شده بیشتر شده باشد ) از دست استاد مشاور هیچ کاری بر 
 نخواهد آمد. 

مقدار اطلاعات : اگر مدیران به مقدار کافی اطلاعات در دست نداشته باشند احتمالاً نمی توانند تصمیماتی بهنگام بگیرند. ولی اغلب ، مدیران با اطلاعات بی ربط و بی فایده (بیهوده) روبرو می شوند (یعنی مجموعه أی از اطلاعات بر سر آنها آوار می شود) . اگر مقدار اطلاعاتی که به آنها داده میشود بیش از چیزی باشد که مورد نیاز است ، شاید نتوانند در رابطه با مسائل جدی از اطلاعات مربوطه استفاده نمایند. حتی دفترهای حضور و غیاب هم بر حجم کار دفتر آموزش می افزاید و هیچ فایده ای ندارد.

ذی ربط بودن اطلاعات : اطلاعاتی که مدیران دریافت می کنند باید با مسئولیت ها و کارهایی که باید انجام دهند ارتباط معقول داشته باشد. مدیر بخش کارکنان (رئیس کارگزینی) نباید اطلاعاتی درباره میزان موجودی ها دریافت کند ، و از سوی دیگر کسی که مسئول ثبت موجودی هاست الزامی ندارد و نباید درباره وضع اعضای سازمان که در بخش ها و واحدهای دیگر مشغول به کار هستند اطلاعاتی دریافت کند. به همین شیوه مسئول کتابخانه نیازی ندارد که بداند در هر نیم سال تحصیلی چه تعداد ثبت نام کرده اند (ولی شاید به کسب اینگونه اطلاعات علاقه مند باشد)

تاکید بر رضایت مشتری در بنک وان

در « بنک وان» به این واقعیت پی بردند که کلید رمز موفقیت سازمان در دست ارائه خدماتی با کیفیت بالا و تامین رضایت مشتری است. در 1985 ، این بانک که در کولامبوس ، اوهایو قرار داشت دست به اقداماتی زد که کیفیت خدماتی که به مشتریان ارائه می شود و شیوه پردازش داده ها با کیفیت بهتری انجام گیرد. بانک به این نتیجه رسد که کیفیت خدمات ارائه شده یک عامل تعیین کننده است و مشتری برای بازکردن حساب به بانکی مراجعه خواهد کرد که از این ویژگی برخوردار باشد. 

بانک برای بهبود کیفیت خدماتی که به مشتریان ارائه می نمود یک طرح هشت مرحله ای به اجرا در آورد :

1ـ تحقیق پیمایشی بر روی مشتریان برای تعیین عواملی که در رابطه با صحت ، دقت ن کامل بودن و بهنگام بودن خدمات باید مورد توجه قرار گیرد و نیز تحقیق بر روی نگرش و رفتار کارمندی که خدمات مزبور را
 ارائه می نماید . 

2ـ تبدیل خواسته های مشتری به معیارهای کمی.

3ـ تفهیم این معیارها ( از طریق مدیریت) به کارکنان و حصول اطمینان از اینکه مدیران توانسته اند اهمیت و دلیل ارائه چنین خدماتی را به کارکنان تفهیم نمایند.

4ـ ایجاد انگیزه در مدیران و آموزش دادن به آنها ، با این هدف که هر مدیر (برای ارائه خدمت به مشتری) به صورت یک قهرمان درآید و معیارها و رویه هایی را که سازمان ارائه می کند به صورتی دقیق به اجرا درآورد و در رابطه خود با مشتری رعایت نماید.

5ـ ایجاد انگیزه در کارکنان و دادن آموزش های لازم به آنان .

6ـ تشکیل تیمهایی از کارکنان جهت طرح ها و اجرای آنها. 

7ـ مقایسه آنچه برنامه ریزی شده با نتایج واقعی برای تعیین انحراف ها و اقدامات اصلاحی جهت 
بهبود عملکرد آینده. 

8ـ دادن پاداش به کارکنان و آگاه ساختن آنها از این که سازمان به کار آنها توجه می کند و دادن لوح تقدیر به کسانی که در سطحی بیش از حد انتظار انجام داده اند و نیز دادن لوح تقدیر به شعبه ای که بهترین خدمات را ارائه کرده بود. 

تاکید بر کیفیت باعث شد که در چهارمین سال اجرای برنامه ، بانک ، از نظر صرفه جویی در هزینه ها و درآمد ، 6میلیون دلار عاید خود گرداند و میزان رضایت مشتریان بسیار افزایش یافت ، به گونه ای که حدود 75 تا 80% ابراز رضایت کردند. 

سیستم اطلاعاتی مدیریت

ما سیستم اطلاعات مدیریت را به این صورت تعریف می کنیم : 

یک روش رسمی برای تهیه و دادن اطلاعات لازم ، دقیق و بهنگام به مدیریت تا بدان وسیله فرایند تصمیم گیری ساده شود و سازمان بتواند کار برنامه ریزی ، کنترل و وظایف عملیاتی را به شیوه ای اثر بخش انجام دهد . این سیستم درباره گذشته ، حال و آینده ، پیش بینی شده و دربارة رویدادهای ذی ربط (داخلی و خارجی) اطلاعاتی را ارائه می کند.  

سازمان ها همیشه دارای نوعی سیستم اطلاعات مدیریت بوده یا  از آن استفاده کرده اند (حتی اگر چنین چیزی ابراز نگردد ) در گذشته شیوه راه اندازی و استفاده کردن از این سیستم بسیار غیر رسمی بود. پس از پیدایش رایانه (یعنی وسیله ای که می تواند انبوهی از داده ها را جمع آوری و پردازش نماید ) ، طرح ریزی سیستم اطلاعات مدیریت به صورت یک فرایند رسمی و یک رشته علمی و تحقیقاتی درآمد. 

پردازش الکترونیکی دادها 

هنگامی که برای نخستین بار رایانه وارد سازمانها شد ، بیشتر برای داده پردازی و انجام دادن کارهایی چون حسابداری و تهیه صورت حساب مورد استفاده قرار می گرفت . از آنجا که کار با رایانه به مهارت های خاصی نیاز داشت و نسبتاً پر هزینه و پیچیده بود آنها را در واحدهایی از سازمان مستقر کردند که واحد پردازش الکترونیکی دادها خوانده می شد. چون سرعت و سهولت داده پردازی افزایش یافت ، کارهای دیگری هم برای پردازش اطلاعات به این دستگاه ها داده شد. واحدهای پردازش الکترونیک داده بسط و گسترش یافتند و برای مدیران عملیاتی گزارش های استاندارد تهیه و ارائه می نمودند . 

سیستم اطلاعات مدیریت 

رشد فزاینده واحدهای پردازش الکترونیکی ‌داده ها مدیران را واداشت که سیستم اطلاعاتی سازمان را برنامه ریزی نمایند. تلاش هایی که در این زمینه انجام شد باعث گردید تا پدیده ای به نام سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه پدید آید ، که بعدها آن را سیستم اطلاعات مدیریت مبتنی بر رایانه ، و سپس حالت خلاصه شده آن را سیستم اطلاعات مدیریت نامیدند . با افزایش دامنه فعالیت های واحدهای پردازش الکترونیکی داده ها و انجام دادن کارهایی که از مرز پردازش انبوهی از داده ها استاندارد فراتر می رفت ، این واحدها را واحدهای سیستم اطلاعات مدیریت نامیدند. 

ارتش آمریکا برای کاهش دادن نیرو پس از جنگ سرد به شیوه أی اثر بخش و بسیار انسانی از سیستم اطلاعات مدیریت استفاده کرد. برای مثال در 1992 ، بیش از 170 هزار نفر ارتش را ترک کردند. پیش از اینکه فرایند کاهش دادن نیروی ارتش از یک برنامه یک سوم نیروی « توفان صحرا» به ناگزیر از ارتش اخراج شدند. ارتش از یک برنامه جایگزینی بسیار گسترده استفاده کرد( که تا آن زمان بی سابقه بود) تا بتواند این کار را به شیوه أی بسیار آرام و بدون دردسر انجام دهد . در اجرای برنامه مزبور 55 مرکز در سراسر دنیا ایجاد شد تا در امر کاریابی به داوطلبان کمک کند و حدود 286 نفر از مشاوران با تجربه را به استخدام در آورد ، همچنین از یک پایگاه اطلاعات رایانه ای استفاده کرد که در سراسر کشور با بیش از 11 هزار شرکت ، سازمان و کارفرما در تماس بود. مرکز کاریابی یک بانک مشاغل و یک سیستم بسیار پیشرفته رایانه أی است. این سیستم بسیار پیشرفته که بنا به خواست مشتری طرح ریزی شده است به گونه ای کار می کند که در آن خدمات مشتری حمایت های مشاوره ای ، جدول های برنامه ریزی شده و مدیریت در هم ادغام و تلفیق  
شده اند. در این برنامه که افراد می توانند از آن استفاده کنند برای کارکنان ارتش یک خلاصه پرونده شخص تهیه می شود.

سیستم پشتیبان تصمیم گیری

سیستم پشتیبان تصمیم گیری یک سیستم رایانه ای است که افراد غیر متخصص (در رایانه) هم به آن دسترسی دارند و می توانند با آن کار کنند. افراد غیر متخصص با استفاده از سیستم پشتیبان تصمیم گیری می توانند برنامه ریزی کنند و تصمیماتی را بگیرند ( در واقع بسیاری از سیستم های پشتیبان تصمیم گیری می باشند ) . با پیشرفت های پشتیبان تصمیم گیری بسط و گسترش یافته است و مدیران می توانند در هر زمان از پایگاه دادها ، از سیستم اطلاعات مبتنی بر رایانه استفاده کنند . کاربرد ریز پردازها باعث شده است تا مدیران بتوانند خودشان پایگاه داده ها را به وجود آورند و بدان گونه که نیاز دارند از اطلاعات (الکترونیکی) استفاده کنند و نباید منتظر گزارش هایی باشند که واحدها سیستم اطلاعات مدیریت (پردازش الکترونیکی داده ها) برای آنها تهیه نمایند.  با وجود اینکه ادامه عملیات در گرو گزارش هایی است که واحد سیستم اطلاعات مدیریت ارائه می کند ولی سیستم پشتیبان تصمیم گیری این امر را میسر ساخته است تا مدیران با استفاده از پایگاه داده ها بتواند به هنگام ضرورت تصمیمات لازم را بگیرند. امکان دارد رئیس آموزش از سیستم پشتیبان تصمیم گیری استفاده کند و بدون نیاز به مطالعه و تحقیق رسمی از امور اداره آموزش روند نمره ها را تجزیه و تحلیل کند .

اطلاعات گوناگون برای مدیران سطوح مختلف 

آنتونی گاری و اسکات مورتون به این نکته اشاره می کنند که سیستم اطلاعات مدیریت باید بتواند به مدیران سطوح مختلف سازمان ، که مسئولیت های کنترل عملیاتی ، کنترل مدیریت و برنامه ریزی استراتژیک را بر عهده دارند ، اطلاعات لازم را ارائه نماید. ما این سه سطح از مدیریت را بر حسب سلسله مراتب سازمانی ( رده پایین ، رده میانی و رده بالای سازمان ) مورد توجه قرار می دهیم. در طرح ریزی « سیستم اطلاعات مدیریت» باید به نیازهای سطوح مختلف سازمانی توجه نمود ، همچنین باید به نیازهای مربوط به عملیات و داد و ستدهای سازمان هم توجه کرد. برای مثال ، همانگونه که جدول 1-22 نشان میدهد ، در رابطه با کنترل عملیاتی ، منابع اطلاعاتی در درون سازمان قراردارند ،در حالی که برای برنامه ریزی استراتژیک باید اطلاعات لازم را از منابع خارجی تامین نمود.

کنترل عملیات : یک سیستم اطلاعات مدیریت که برای کنترل عملیات طراحی شده باشد باید به         گونه ای عمل کند که بتواند اطلاعاتی دقیق و مفصل دربارة فعالیت های روزانه و هفتگی ارائه نماید. سرپرست تولید باید از امور زیر آگاه گردد : 

آیا مواد به مقدار زیادی ضایع می شود ؟ آیا در مواردی هزینه ها از حد معمول فراتر رفته اند ؟ آیا زمانی را که باید به یک دستگاه (برای انجام کاری مشخص) استفاده کرد پایان یافته است ؟ سیستم اطلاعات مدیریت باید مقدار زیادی اطلاعات دقیق و بهنگام (بر اساس عملیات روزانه ) به وی ارائه نماید. 

ویژگی ها یا نوع اطلاعات	کنترل عملیاتی (مدیران رده پایین )	کنترل مدیریت (مدیران رده بالا و رده میانی سازمان ) برنامه ریزی استراتژیک (مدیران رده بالا )
منبع	تا حد زیادی داخلی	تا حد زیادی خارجی
دامنه یا میزان	بسیار مشخص و روشن	بسیار وسیع
مقدار	جزیی ترین	کل اطلاعات
از نظر زمانی	تـاریخ	آینده
جریان	شدید	ضعیف
دقت لازم	زیاد	زیاد
چند بار	بارها	نه چندان زیاد

مدیران میانی : مدیران میانی مسئولیت عملکرد حال و آینده واحد خود را بر عهده دارند. از این رو باید درباره امور مهمی که بر ان واحدها اثرات شگرف یا شدید می گذارند ، اطلاعات کامل و دقیق به دست آورند. (برای مثال ، درباره عرضه کنندگان مواد اولیه ، کاهش فروش ، افزایش تقاضای مشتری برای یک یا چند نوع محصل باید اطلاعات کافی در دست داشته باشند. ) بنابراین اطلاعاتی که مدیران میانی به آنان نیاز دارند از درون ، و نیز از منابع خارجی سازمان به دست می آید . نمونه هایی از نیازهای مدیران میانی اطلاعاتی است که (مثلاً) مدیر بازاریابی یک شرکت هواپیمایی باید درباره تعداد مسافران ماهانه که آن را «عامل بار» می نامند به دست آورد. او می تواند این اعداد را با اطلاعات متعلق به شرکت های اصلی مقایسه کند. 

مدیران رده بالای سازمان : سیستم اطلاعات مدیریت باید اطلاعاتی را که مدیران ارشد یا عالی سازمان ، برای برنامه ریزی استراتژیک و کنترل مدیریت لازم دارند ، به آنها ارائه نماید. دربارة برنامه ریزی استراتژیک ، شرایط اقتصادی ، پیشرفت فناوری و اقدامات شرکت های رقیب باید از منابع خارجی اطلاعات لازم را به دست آورد. برای مدیران رده بالای سازمان ، آگاهی یافتن از این عوامل خارجی اهمیت بسیار زیادی دارد. معمولاً تهیه این اطلاعات و دادن آنها به کامپیوتر چندان ساده نیست ، زیرا به دست آوردن داده هایی که آن اطلاعات را تایید نمایند خارج از کنترل سازمان است. برای مثال ، رئیس دانشکده و رئیس آموزش علاقه شدیدی دارند که تعداد یا درصد دانشجویان فارغ التحصیل از دبیرستان را که احتمالاً به دانشگاه خواهند رفت ، بدانند. برنامه های استراتژیک و عملیاتی حول محور این اطلاعات و اطلاعات              ذی ربطی می چرخد که درباره داوطلبان تحصیل در دانشگاه می باشد. در حالی که سازمان ها نیروی کار   خود را کاهش می دهند بر تعداد کسانی که دوباره به تحصیل خواهند پرداخت افزوده می شود. به طور کلی ، 79 میلیون آمریکایی که پس از 1964 به دنیا آمدند و آنها را نسل بی نام و نشان می خوانند باعث شده است که موضوع تقاضا برای تحصیلات دانشگاهی و اطلاعات مربوط به این پدیده مورد توجه زیادی قرار گیرد. گذشته از این ، زنان ، گروه های اقلیت و مهاجران برای ادامه تحصیل به دانشکده ها و دانشگاه ها می روند و این روند ( متقاضی ادامه تحصیل در دانشگاه ها ) نیز بسیار مورد توجه است. 

شرکت «تگزاس اینسترو منتز» با استفاده از منابع اطلاعاتی داده های خارجی در سطح جهانی برنامه ریزی می کند. شرکت که نمی توانست در دهه 1980 به میزان کافی متخصص یا کارشناس طرح ریزی نرم افزار را در اروپا تامین نماید ، متوجه شد که در هند تعداد افرادی را که در این زمینه آموزش می بینند بیش از میزان مورد نیاز کشور است . شرکت در بنگلور که یک شهر 4 میلیون نفری و در جنوب هند است یک مرکز عملیات برنامه نویسی نرم افزار به اجرا در آورد. بیش از 30 شرکت دیگر ، مانند آی بی ام و موتورولا ، دفاتر برنامه نویسی نرم افزار را در این منطقه تاسیس کرده اند. بنابراین فعالیت های شرکت های رقیب به صورت یکی از منابع مهم اطلاعات در می آید. 

به هر حال مدیران رده بالای سازمان برای کنترل و انجام دادن این وظیفه از منابع اطلاعاتی داخل و خارج سازمان استفاده می کنند. مدیران ارشد یا عالی سازمان اصولاً نگران عملکرد مالی سازمان هستند. آنها معمولاً در رابطه با موارد زیر خواستار اطلاعات هستند : فروش و سود سه ماهه ، شاخص های ذی ربط برای سنجش عملکرد مالی ( مثل ارزش سهام ) و عملکرد شرکت های رقیب گزارش هایی از عملکرد ماهانه ،           سه ماهه ، حتی سالانه به مقامات ارشد و مدیریت عالی سازمان داده می شود و آنها می توانند بدین وسیله کنترل هایی را بر سازمان اعمال نمایند. در برخی از شرکت ها (در امریکا) مسئولان شرکت از فعالیت های بخش ها و واحدها گزارش های ساعت به ساعت و گوناگون می گیرند و بدین وسیله امور را کنترل می نمایند. 

این پرسش مطرح است که در سطوح مختلف سازمان ، نیازهای مدیران چگونه به سیستم اطلاعات مدیریت تبدیل می گردد؟ یکی  از شرکت های بزرگ ، سیستم اطلاعات مدیریت را به این صورت ریزی کرد : سرپرستان گزارش روزانه از دستمزد مستقیم و غیرمستقیم ، مصرف مواد ، ضایعات ، تعداد کالای تولید شده ، مدت زمان راه اندازی یا بیکار ماندن دستگاه ها را دریافت می کنند ، مسئولان واحدها و روسای بخشها خلاصه أی از هزینه های مربوط به واحد خود به صورت هفتگی (و گزارش های هزینه تولید ) را دریافت میکنند. مدیران واحد تولیدی صورت حساب های مالی مربوط به فعالیت های هفتگی و ماهانه را ( و تجزیه و تحلیل هایی که در رابطه با هزینه ها و تولید شده است ) دریافت می نمایند. مدیران بخش ها گزارش هایی در مورد مقایسه عملکرد و وضعیت شرکت  و نیز گزارش های مربوط به برنامه ریزی مالی ، خلاصه ای از صورت هزینه و تولید و گزارش مربوط به کنترل هزینه های کارخانه را دریافت می نمایند. سرانجام این که مدیران ارشد خلاصه أی از صورت حساب ها و گزارش های مالی ماهانه ، سه ماهه ، و تجزیه و تحلیل های مالی (مقایسه عملکرد و هزینه بخش های مختلف کل شرکت) را دریافت می کنند. 

نقش مقام ارشد اطلاعات در سازمان

مقصود از مقام ارشد اطلاعاتی ، کسی است که اطلاعات موجود را به مدیریت ارشد سازمان می رساند. وی همانند یک معمار که سیستم اطلاعات کامپیوتر شرکت را طرح ریزی می کند مسئول نظارت بر تدوین و تنظیم سیاست ها و رویه ها ( برای سیستم های موجود) است. همچنین این مقام اطلاعاتی همانند یک عامل تغییر عمل می کند ، که مسئول ارائه فناوری هایی مثل وسایل ارتباطی ، دستگاههای مکانیزه ، سیستم اطلاعات مدیریت ، سیستم پشتیبان تصمیم گیری ، سیستم های خبره و فعالیت های مربوطه است. بر عکس مدیرانی که به صورت سنتی داده ها را پردازش می نمودند و به فعالیت های روزانه توجه می کردند ، این مقام اطلاعاتی به راه های خلاق و نوین توجه می کند و برای تامین نیازهای روزافزون مدیران درصدد راه های تازه و ابتکاری بر می آید. به احتمال زیاد ، امکان نداشت که در یک سازمان (حتی در دانشکده یا دانشگاه) بتوان کسی را پیدا کرد که چنین نقشی را ایفا کند. این بهترین نمونه از تصمیم گیری درباره طرح ریزی شغل است ، که در شرایط کنونی باید در سازمان ها اتخاذ کرد. 

پس از فارغ التحصیلی شما را به فراموشی نمی سپارند 

جشن فارغ التحصیلی فرارسیده است اینک مدرک تحصیلی در دست شماست و علاقه زیادی دارید خداحافظی نموده و با خودرو خود وارد آزاد راهی شوید که به مقصد بعدی (ادامه زندگی) منتهی می شود ولی یک لحظه تامل فرمایید . در پایان جشن یک نفر سخنرانی می کند و ابراز می نماید که شما را به جامعه جدید معرف می کند . او شما را به عنوان عضوی جدید از انجمن فارغ التحصیلان دانشکده یا دانشگاه معرفی می کند.  گذشته از این فرد مزبور از شما می خواهد هنگامی که به امور مالی شخصی خود رسیدگی می کنید دانشگاه یا دانشکده محل تحصیل خود را از یاد نبرید. این همه داد و فریاد برای چیست ؟ 

پس از فارغ التحصیلی شما با دانشگاه و دانشکده محل تحصیل خود رابطه تازه ای بر قرار می کنید . به ویژه عده زیادی از افراد موجود در دانشکده یا دانشگاه مایل هستند که در سال های بعد از مکان و چگونگی وضع شما آگاه شوند. برخی از کارکنان دانشگاه با شما تماس خواهند گرفت و از شما درخواست می کنند برای صندوق های خاصی به صورت سالانه کمک هایی اهدا نمایید. برخی دیگر از کارکنان دانشگاه با شما تماس می گیرند و می خواهند که به صورت غیر رسمی مقداری از وقت خود را به عنوان مشاوره در اختیار دانشگاه قرار دهید (شاید دانشجویان در آن دانشگاه بخواهند درباره مسیر شغلی و فرایند تدارک دیدن و آماده شدن برای شغل آینده از شما پرسش هایی بکنند ) . 

باز اینکه برخی دیگر از کارکنان از شما می خواهند در جشن های ویژه أی که در منطقه و محل زندگی شما برگزار می شود ، مشارکت نمایید. با گذشت زمان ، این امکان وجود دارد که مدیران دانشکده از شما بخواهند به عنوان یکی از اعضای هیات مدیره (به نمایندگی از جانب انجمن فارغ التحصیلان دانشگاه) پستی                     را بپذیرد . 

همه این افراد با گردآوری و نگهداری اطلاعات درباره آنچه شما پس از فارغ التحصیلی شده اید ، می کوشند منافع گوناگون دانشگاه را تامین نمایند. بدیهی است که نوع پاسخ به شما بستگی دارد. ولی پاسخ هرچه باشد نمی تواند افراد حرفه ای و متخصص را که در دفتر رئیس ، انجمن توسعه یا دفتر برنامه ریزی مسیر شغلی و امور فارغ التحصیلان فعالیت می کنند از گردآوری اطلاعات درباره شما از کار خود باز دارد. یکی از چالش های موجود در دانشکده یا دانشگاه برای افراد مزبور این است که با سیستم اطلاعات مدیریت دانشگاه همکاری یا تشریک مساعی نمایند (همان سیستمی که دارای انواع اطلاعات است و در حالی این اطلاعات را جمع آوری می کند که سازمان مزبور از نظر بودجه در مضیقه می باشد )!

اجرای سیستم اطلاعات مدیریت

مدیران به صورت فزاینده از کامپیوتر استفاده می کنند تا بسیاری از مساله های سازمانی را که دارای رشد بسیار زیادی بوده اند ، حل نمایند. مدیران باید به مساله هایی توجه کنند که از نظر فناوری هنگام طرح ریزی و نصب سیستم به وجود می آیند. آنها همچنین باید از «جنبه های انسانی» سیستم آگاه باشند ، همان چیزی که مدیران نمی توانند به راحتی آن را درک نمایند. پرداختن به آن کار چندان ساده أی نیست ولی می تواند مسیر نصب و اجرای سیستم اطلاعات کامپیوتری را سد نماید. 

مساله هایی که در مرحله اجرا به وجود می آیند

برای همه مدیران موضوع مقاومت در برابر سیستم جدید اطلاعات مدیریت به صورت یک کابوس درآمده است. جی دبلیو . دیکسون و جان کی . سیمونز پنج عامل مهم را یادآور می شوند که در برابر سیستم اطلاعات مدیریت (به هنگام اجرا) مقاومت می نمایند. 

1. آیا سیستم اطلاعات مدیریت می تواند مرزهای بین گروه ها و واحدها را از میان بردارد ؟ معمولاً بکارگیری یک سیستم اطلاعات مدیریت باعث می شود که در واحدهای مختلف سازمان تغییرات اساسی رخ دهد. برای مثال ، امکان دارد واحدهای خرید و انبار از این سیستم بیشترین استفاده ببرند و چون اعضای این واحدها دریابند که باید شیوه های خود را تغییر دهند و رفتاری که با دیگران داشته اند ، دگرگون خواهد شد در برابر سیستم مزبور مقاومت خواهند کرد. 

2. آیا سیستم اطلاعات مدیریت موجود ، سیستم اطلاعات غیر رسمی را مخدوش خواهد کرد ؟ امکان دارد به کارگیری سیستم اطلاعات مدیریت باعث شود که شبکه ارتباط غیر رسمی دستخوش دگرگونی هایی بشود. اگر اعضای سازمان ، برای جمع آوری و توزیع اطلاعات ، شبکه های ارتباطی    غیر رسمی و قدیمی را ترجیح دهند در برابر کانال های رسمی اطلاعات که به وسیله سیستم جدید به وجود می آید ، مقاومت خواهند کرد. 

3. آیا سیستم اطلاعات مدیریت روابط بین افراد تهدید می کند ؟ کسانی که سابقه طولانی در سازمان دارند و با زیر و بم روابط آشنا هستند و خوب می دانند با سیستم کنونی چگونه کار کنند ، احتمالاً ( در مقایسه با افرادی که سابقه کمتری در سازمان دارند ) در برابر سیستم اطلاعات مدیریت مقاومت بیشتری نشان می دهند . 

4. آیا سیستم اطلاعات مدیریت فرهنگ سازمان را دستخوش تهدید قرار می دهد ؟  اگر مدیریت عالی سازمان ارتباطی آزاد در سازمان ایجاد کرده باشد ،به شکایت ها و دادخواهی ها رسیدگی نماید و بطور کلی فرهنگی در سازمان به وجود آورده باشد که اعضا به یکدیگر دارای بیشترین اعتماد باشند ، احتمالاً افراد و اعضای سازمان در برابر یک سیستم جدید مقاومت چندان زیادی ننمایند.

5. آیا کارکنان باید از چگونگی اجرای تغییر مطلع باشند ؟ معمولاً یک سیستم اطلاعات مدیریت بر اساس سیستم سیاسی سازمان طرح ریزی می شود ، بنابراین کسانی که این سیستم را طرح ریزی می کنند باید هنگام ارائه طرح نهایی و مراحل اجرایی خواسته ها و نیازهای گروه هایی مختلف را در نظر ، بگیرند ، تا از نظر رفتار با واکنش های نامساعد روبرو نشوند. 

برای مثال ، نیازهای مدیران بخش ها (از نظر اطلاعات) با نیازهای مدیران رده میانی سازمان متفاوت است که نیاز مدیران رده میانی هم با خواسته ها و نیازهای مدیریت ارشد یا عالی سازمان متفاوت خواهد بود. اطلاعاتی که برای مدیریت عالی سازمان بسیار مفید واقع می شود باید به گونه ای باشد که آن گروه بتواند عملکرد بخش ها و واحدها را مورد ارزیابی و قضاوت قرار دهد ، و همین امر موجب نوعی تهدید ( از نظر امنیت شغلی) برای مدیران رده میانی خواهد شد. امکان دارد در سازمان گروه های مختلف جهت حفظ منافع خویش نهایت سعی خود را بنمایند . پس از طرح ریزی سیستم اطلاعاتی عده أی برنده و عده أی بازنده خواهند بود. 

افراد مزبور ، در این مبارزه سیاسی ، پایگاه های گوناگونی انتخاب می کنند و در برابر سیستم جدید به گونه های متفاوتی جبهه گیری می نمایند. 

حفظ سیستم اطلاعاتی

مساله حفظ این سیستم اطلاعاتی باید به هنگام طرح ریزی و مراحل اجرایی مدنظر قرار گیرد. (برای مثال می توان تجهیزات یا دستگاه را در محلی امنی زیر نظر یک گروه قرارداد و برای به کارگیری آن حرف رمز در نظر گرفت. ) تعدادی نکات ایمنی مهمی را در رابطه با کامپیوترهای اصلی و شخصی باید مورد توجه قرارداد. در حالی که نگهداری از کامپیوتر مرکزی یک امر عادی به حساب می آید حفظ و نگهداری کامپیوتر شخصی (یا ریز پردازنده) در بسیاری از سازمان ها مساله ساز شده است ، گویا این سازمان ها نسبت به صدمه هایی که به سبب غفلت به سیستم اطلاعات خواهد خورد ، توجه نمی کنند.

خلاصـه

1. رابطه بین داده ها ، اطلاعات  و کنترل را بیان نمایید. برنامه ریزی ، تصمیم گیری و کنترل اثر بخش در گرو وجود سیستم مدیریت اثر بخش اطلاعات است که از مجرای سیستم اطلاعات مدیریت میسر     می گردد و سیستم اطلاعات مدیریت یک عبارت یا اصطلاح کلی است که برای سیستم اطلاعات مبتنی بر کامپیوتر به کار برده می شود. موجودیت سیستم مزبور برای گردآوری ، در حافظه قراردادن ، سازمان دادن و توزیع اطلاعاتی است که برای مدیران مفید می باشد. واژه «داده ها» به اعداد و ارقام خام و تجزیه و تحلیل نشده اطلاق می شود ، در حالی که مقصود از «اطلاعات» داده هایی است که به گونه ای تنظیم گردیده یا تجزیه و تحلیل شده است. اطلاعات سازمان به عنوان یکی از ارزشمندترین دارایی ها به حساب می آید. 

2. معیارهای مفید بودن اطلاعات را شرح دهید. مفید بودن اطلاعات بر مبنای کیفیت ، بهنگام بودن ، مقدار و ذی ربط بودن این اطلاعات برای مدیریت مورد قضاوت و ارزیابی قرار می گیرد. برای گردآوری  در حافظه نگهداشتن ، تنظیم و رسانیدن مقدار انبوهی از اطلاعات ، کامپیوتر وسیله ای       اثر بخش و کارا می باشد.

3. در مورد علت اینکه مدیران در سطوح مختلف سازمان نیازهای متفاوت اطلاعاتی دارند، توضیح دهید.  هر مدیر با توجه به جایگاهی که در سلسله مراتب مدیریت دارد ، نیازهای اطلاعاتی خاصی خواهد داشت. مدیران رده پایین که با کنترل عملیات سروکار دارند به اطلاعات بسیار مفصل و تکراری نیاز دارند ( که اصولاً از منابع داخلی تامین می شود ) . مدیران میانی به خلاصه أی از اطلاعات نیاز دارند  که از منابع داخلی و خارجی تامین می شود. اصولاً مدیران ارشد و رده بالا با کنترل و برنامه ریزی استراتژیک سروکار دارند ن بنابراین به نوعی اطلاعات نیاز دارند که بسیار خلاصه شده و بر روند کلی و عملکرد سازمان متمرکز باشد. 

4. درباره دلایلی بحث کنید که با استفاده کنندگان بالقوه در برابر نصب یک سیستم کامپیوتری مقاومت می کنند و برای از بین بردن این مقاومت ها پیشنهادهایی ارائه نمایید. هنگامی که یک سیستم اطلاعات مدیریت مبتنی بر کامپیوتر به اجرا درآید تعدادی « مساله مردمی» به وجود خواهد آمد. اگر شرایط زیر وجود داشته باشد ، چنین مساله هایی به وجود خواهد آمد : اگر سیستم اطلاعات مدیریت به گونه أی باشد که مرزهای واحدهای سازمانی را دستخوش تهدید قرار دهد ، اگر این سیستم به    گونه ای باشد که سیستم ارتباطات غیر رسیم را تهدید کند ، اگر افراد در برابر این سیستم مقاومت کنند   اگر فرهنگ سازمانی از سیستم حمایت ننماید و اگر سیستم بدون مشارکت کارکنان و مدیریت به اجرا در آید. 

5. اصطلاح «استفاده کنندگان نهایی کامپیوتر» را تعریف کنید و بگویید علت پیدایش این اصطلاح یا عبارت چه بوده است. زمانی اصطلاح « استفاده کنندگان نهایی از کامپیوتر » مورد استفاده قرار گرفت که کامپیوترهای شخصی و نرم افزارهایی که کاربرد آسان داشتند در اختیار همگان قرار گرفت و تقاضا برای استفاده کردن از کامپیوتر و منابع اطلاعاتی فراگیر شد. 

6. تفاوت بین سیستم پشتیبان تصمیم گیری و سیستم خبره را از سیستم اطلاعت متعارف مدیریت بیان کنید. سیستم پشتیبان تصمیم گیری و سیستم خبره از نوید بخش ترین پدیدهایی هستند که مورد توجه کسانی است که به اصطلاح آنها را استفاده کنندگان نهایی کامپیوتر می نامند. تفاوت سیستم پشتیبانی تصمیم گیری از سیستم اطلاعت متعارف مدیریت در این است    که سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارای مزایای متعددی است. این سیستم به گونه ای است که میتوان با استفاده از آن در اطلاعات دستکاری کرد ، سیستم مزبور به طور مستقیم مورد استفاده کاربران قرار می گیرد و می تواند به مدیر کمک کند در شرایطی که ساختار وجود ندارد تصمیمات    غیر جاری اتخاذ نماید. تفاوت سیستم خبره از سیستم هوش مصنوعی است. به ویژه این سیستم برای مواردی مناسب است که مسائل دارای ساختار نباشند ، مستعد بروز اشتباهات زیادی باشند و در مقایسه با برنامه های متعارف دانش کافی یا کامل در این باره وجود نداشته باشد. 

7. عبارت یا اصطلاح «ابر آزاد راه اطلاعات» را تعریف کنید و درباره اهمیت سازمانی این عبارت بحث نمایید. پدیده ای را که امریکایی ها آن را «ابر آزاد راه اطلاعات» می نامند ارائه کننده فرصت هایی به اعضای سازمان است ، ولی از نظر هزینه تامین تجهیزات جدید ، اعمال کنترل بر اطلاعات، ایمن ساختن اطلاعات و استفاده اطلاعات به عنوان یکی از ابزارها یا مزایای رقابتی چالش های جدیدی را بوجود می آورد. 

قضیه ای برای تجزیه و تحلیل

خرید از فروشگاه «سون ـ ایلون»

برای حصول اطمینان از اینکه در داخل سازمان عملیات با راندمانی بالا انجام شود ،یک سیستم اطلاعات مدیریت می تواند یکی از روش های مهم اعمال کنترل به حساب آید. با استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت می توان عملیات را به شیوه منطقه ای تنظیم کرد ، جریان امور را مشخص نمود و با استفاده از این سیستم در نقاط مختلف سازمان کنترل هایی اعمال کرد. از این دیدگاه ، سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان نوعی ساختار سازمانی به حساب می آید که مشابه خطوط اختیارات رسمی سازمان عمل می کند. در هر دو ساختار می توان بر آنچه در درون سازمان رخ می دهد کنترل هایی اعمال کرد. از سوی دیگر ، سیستم اطلاعات مدیریت به صورت فزاینده مورد استفاده مدیران قرار می گیرد و آن به عنوان وسیله أی جهت ایجاد ارتباطات متقابل بین افراد و سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. به بیان دیگر ، سیستم اطلاعات مدیریت می تواند به مدیران کمک کند با کسانی که در خارج از سازمان نقش هایی را ایفا می کنند ، مانند عرضه کنندگان مواد اولیه و شرکت های رقیب به شیوه ای اثر بخش تر برخورد کنند یا ارتباط برقرار نمایند. از این دیدگاه ، سیستم اطلاعات مدیریت در برنامه ریزی استراتژیک مورد استفاده قرار می گیرد و در مدیریت عملیات نقش ساختار سازمانی را ایفا می کند. 

شیوه مدیریت در فروشگاه های زنجیره ای « سون ـ ایلون» در ژاپن نمونه ای بسیار عالی از کاربرد عوامل «خارجی» سیستم اطلاعات مدیریت می باشد. شرکت یک سیستم کامپیوتری شخصی به شرکت NEC سفارش داده است و این سیستم به گونه ای طرح ریزی شده که در فروشگاه های مزبور می تواند هر نوع اطلاعاتی را در مورد نوع فروش ارائه نماید. از جمله کارهایی را که مدیران فروشگاه با استفاده از این اطلاعات و سیستم کامپیوتری می توانند انجام دهند : 

× تعیین موجودی هایی که کاهش یافته است و سپس با دادن سفارش های الکترونیکی به عرضه کنندگان مواد اولیه برای تامین مقدار لازم .

× نظارت بر محصولاتی که نسبت به بقیه فروش بیشتری دارند ( و تعیین ساعتی از روز که این اقلام به فروش می رسد ) و سپس بستن قرارداد با عرضه کنندگانی که این محصولات را تولید می نمایند تا جنس طبق الگوی خرید مشتریان تامین شود.

× دادن اطلاعات فروشگاه به دفاتر مرکزی ( سیستم اطلاعت مدیریت) و بدان وسیله تعیین روند خرید و  ارائه اطلاعات در مورد سلیقه مصرف کنندگان به سایر مدیران فروشگاه ها.

× هماهنگ نمودن حمل جنس به هر فروشگاه برای کم کردن زمان تحویل و از بین بردن گلوگاه ها.

علاوه بر این راه های تازه در مورد عرضه کنندگان مواد اولیه ، مدیران فروشگاه های زنجیره ای 
«سون ـ ایلون » در ژاپن تسهیلاتی را قائل شده اند که مشتریان می توانند با مراجعه به این فروشگاه ها صورت حسابهای مربوط به بیمه ، آب ، بر و تلفن را پرداخت کنند. بنابراین کسی که با یک توقف به این فروشگاه ها مراجعه می کند ، می تواند تفاوت تسهیلاتی را که این دسته از فروشگاه های زنجیره ای برای آنها قائل شده اند ( در مقایسه با فروشگاه های زنجیره ای رقیب ) ببیند. 

منابع و مآخذ :